Vara kommun

Med digital tidsregistrering kan Vara kommun minska arbetstiden för att hantera tidrapporter för personlig assistans med upp till fyra hela arbetsdagar per månad och chef. Dessutom förenklas personalens arbete och kvaliteten på tidsrapporteringen blir påtagligt förbättrad.

Vara kommun är en kommun som vågar testa nya sätt att lösa problem och utmaningar för att förbättra sin verksamhet. För denna mentalitet utnämndes de bland annat 2017 till ”Årets Superkommun” i kategorin landsbygdskommuner. Sin kreativitet för nya lösningar visas inte minst i hur de utnyttjar digital teknik för att effektivisera, förenkla och säkerställa arbetsprocesser.

  • Utmaning: Tidskrävande hantering av tidrapporter för personlig assistans

  • Lösning: Phoniro Care Personlig Assistans

  • Fördelar: Frigör mycket tid för verksamhetsutveckling och brukare

Tidskrävande hantering av tidrapporter

För cirka tre år sedan hanterade Vara kommun alla tidrapporter för personlig assistans helt manuellt via pappersblanketter. Två assistanschefer hade personalansvar för 75 personer och skulle godkänna alla deras tidrapporter innan de skickades vidare till Försäkringskassan.

Personalen i sin tur var tvungen att åka in till grupplokalerna varje gång de skulle lämna sina tidrapporter till assistanscheferna. Assistanscheferna behövde dessutom ganska ofta korrigera flera rapporter och av den anledningen även returnera tidrapporterna till personalen.

Bittan Börjesson, IT-samordnare, på Vara kommun, minns alla högar av blanketter och hur mycket tid det tog att hantera dem för både chefer och personal.

I en konsekvensanalys av 13 brukare uppskattade assistanscheferna att de la tre till fyra arbetsdagar per månad var för att administrera tidrapporterna för dessa brukare. Analysen belyste verkligen hur tidskrävande deras hantering av rapporterna var.

När Catarina Bergqvist, Phoniro-ansvarig på Vara kommun, berättade för Bittan om IT-lösningen Phoniro Care Personlig Assistans, tänkte hon att det kanske skulle kunna vara en lösning på problemet.

Pilotprojekt hos brukare med dubbelassistans

För att testa om Phoniro Care Personlig Assistans kunde effektivisera rapporthanteringen startade Bittan, tillsammans med Catarina och assistanscheferna Ulrika Olsson och Carola Karlsson, upp ett pilotprojekt där en projektgrupp testade lösningen hos brukare med dubbelassistans.

Med Personlig Assistans kan personalen göra både sin tidsregistrering och signering direkt i en mobilapp hemma hos de utvalda brukarna.

De ifyllda tiderna skickas automiskt in till IT-plattformen Phoniro Care där cheferna sedan enkelt kan godkänna tidrapporterna och dessutom fakturera Försäkringskassan.

Fördelarna med digital tidrapportering

Den största vinsten med Phoniro Care Personlig Assistans är att tidrapporteringen har förenklats både för cheferna och assistenterna, menar Bittan. Att cheferna slipper all pappershantering och dessutom kan fakturera Försäkringskassan helt digitalt sparar mycket tid. Tid som
cheferna nu istället kan lägga på verksamhetsutveckling och planering.

Personalen behöver heller inte längre åka till grupplokalen för att signera sina tidrapporter, vilket också frigör tid och som istället kan läggas på brukarna.

Det nya rapporteringsförfarandet har dessutom avsevärt minskat antalet felregistreringar (som tidigare generat för lite eller för mycket ersättning från Försäkringskassan).

Bittan menar att kvaliteten på rapporteringen är mycket mer säkerställd i dag än tidigare. Tack vare appen får de nu den verkliga tiden som utförs av assistenten och oron över att det ska bli fel har minskat betydligt.
– Det handlar om pengar och då är det viktigt att det blir rätt både från oss och Försäkringskassan, understryker Bittan.

Om någon rapport behövs korrigeras så går detta också mycket snabbare nu då den hanteringen sker helt digitalt via appen.

Förutom att tidsregistreringen blivit enklare tycker assistenterna att det är roligt att det händer något i deras verksamhet. Assistansjobbet har setts lite som ett lågstatusarbete, så att även deras område prioriteras med modern teknik, som mobiltelefoner och plattor, ökar
statusen, menar Catarina. Ytterligare en fördel är att samma lösning används inom kommunens hemtjänst, vilket gör det extra smidigt om
man vill samla assistanstid från såväl assistenter som hemtjänstpersonal.

Vara kommun gick från pilotprojekt till att använda lösningen fullt ut för all tidsregistrering i december 2015.

"Den största vinsten med lösningen är att tidrapporteringen har förenklats både för cheferna och assistenterna, samt att rapporteringsförfarandet har avsevärt minskat antalet felregistreringar."

Bittan Börjesson – IT-samordnare Socialförvaltningen, Vara kommun